長時間労働の残業を減らす3つのポイントを解説【働き方改革/業務効率】

2020年4月からは中小企業にも残業時間に法的規制が課されます。
日本企業の大半が中小企業であることを考慮すると、本格的な働き方改革が2020年度から改めて始まるともいえるでしょう。

しかし、従業員に対してむやみに長時間労働をしないように強いても、持ち帰り残業や隠れ残業など、本当の意味での従業員の負担軽減にはつながりません。
長時間労働の残業を減らすには、働く人の目線に立った適切な社内制度を設ける必要もあります。

今回は、長時間労働の残業を減らすポイントについて詳しく解説しましょう。

長時間労働となる残業時間の目安は時間外労働時間が1カ月45時間を超える場合

労働基準法で定められている法定労働時間は、原則として1日8時間、1週間あたり40時間以内です。
また、企業側は従業員に対して、毎週1回以上もしくは4週間で4日以上の休日を与えることが義務づけられています。

もし企業側が法定労働時間外の労働をさせる場合、会社側と従業員側との間で労使協定の締結が必要です。
この労使協定は、労働基準法第36条に基づいて締結されることから、「36（さぶろく）協定」とも呼ばれています。
この36協定によって認められている時間外労働の限度時間は、原則として1カ月あたり45時間、年間360時間です。

しかし労使間で特別条項を結んでいる場合は、「年720時間以内」「時間外労働時間と休日労働時間の合計が月100時間未満」
「時間外労働時間と休日労働時間の合計が2カ月～6カ月平均で1月あたり平均80時間未満」という条件を満たす限りにおいて、
月45時間以上となる月があっても良いとされています。

ただし、月45時間以上となることが認められるのは、年間で6カ月までです。
たとえ特別条項を結んでいても、もし今月の残業時間が45時間を超えてしまったら、月45時間以上の残業ができるのは残り5カ月とされます。

こうした法制度を背景として、月あたりの残業時間の合計が45時間を超えている場合に、「その月は長時間労働をしている」とみなされることが多いです。

働き方関連法により、規定以上の時間外労働をさせた場合は罰則が科せられる

ちなみに、働き方関連法案の施行以降、もし法令の基準に違反した場合は、6カ月以下の懲役もしくは30万円以下の罰金が科されます。
罰則対象となった企業は厚生労働省が公表するため、社会的な信用を落とし、取引への影響も出かねません。

各企業・管理者は注意する必要があるでしょう。

長時間労働を減らすための3つのポイントを紹介

罰則規定が設けられている以上、各企業は積極的に残業規制を考える必要があります。
しかし企業側の実態としては、人手不足や組織的慣習などの影響もあって、思い切った労働時間短縮策を打ちづらいのも実情かもしれません。

以下では、そんな企業が取り組むべき長時間労働を減らすためのポイントを3つ紹介しましょう。

従業員の評価軸の変更して効率的な働き方、生産性の高い働き方を評価する

日本では残業して仕事をしている人を「頑張っている人」とみなし、企業への貢献度が高い従業員として高く評価する傾向があります。
また、組織的・文化的な風土の特徴として、我慢して長く働いている人ほど立派と考える風潮の存在も指摘できるでしょう。

しかしこうした価値観に基づく評価軸が企業に根付いていると、従業員に長時間労働を行わせる要因となってしまいます。
そのため経営者・管理職は、自ら長時間労働を否定し、効率的に働いて定時に帰ることを推進するメッセージを発信することが大事です。

また、人事の評価を行う場合も、長時間がむしゃらに働く社員ではなく、無駄なく働き、
一定の時間内で高い成果を挙げる従業員を高く評価する風土を作ることが、長時間労働の残業を無くすことにつながります。

生産性向上につながる研修の実施

長時間労働を生み出す要因となるのは、組織的な風土・価値観の側面だけでなく、各従業員の能力も影響しています。
例えば仕事への取り組み方が非効率で、1つの作業を終えるのに時間がかかってしまう従業員の場合、
結果として仕事を終わらせるために残業時間が増えてしまうでしょう。

そのような従業員に対してはきちんとした教育、研修を行い、仕事を効率的に行う方法・手順をきちんと教えるなど、生産性向上につながる能力アップを図る必要があります。
また、管理職には社員の個性や特性、能力を見極める力を磨き、適材適所で合理的な人材活用を行える力を身に付けてもらうことが大事です。

従業員の適正にまったく合っていない仕事をさせようとすれば、当然、効率は落ちてしまうでしょう。
そのような事態に陥らないように、管理者向けの研修を通して、人材の配置能力やコミュニケーション能力を鍛えることが求められます。

ITを活用した勤怠管理システムの完備

誰がどの月にどのくらい時間外労働をしているのかを正確に把握できる勤怠管理システムを導入することも、長時間労働を減らす上では有効といえます。
従来の打刻形式による勤怠管理では、従業員各人の労働時間の合計を、管理者がすぐにチェックできるという体制は取りにくいです。

しかしITを活用した最新の勤怠管理システムであれば、従業員の労働時間を管理職が一括管理・チェックできます。
特定の従業員に過度な長時間労働を強いるという事態を避けやすくなるでしょう。

長時間労働の残業を減らすには、従来の労働に対する考え方を変えることも必要

一般的に長時間労働というとき、法令で定められている時間外労働の上限である「月45時間」が目安とされることが多いです。
働き方関連法案の施行以降、所定のルールに違反して労働させる企業には罰則が科せられるため、各企業は適切な残業規制を行うことが求められています。

長時間労働の残業を減らすには、業務効率を重視した人事上の評価軸を設けること、
生産性を高めるための研修を実施すること、ITを用いた勤怠管理システムなどが有効です。

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