業務管理とは？必要な理由や基本的内容・スムーズに進める方法など詳しく解説

ひと口に業務管理といってもその内容は多岐に渡ります。
そのため、適切な業務管理を実現させようとしても、やるべきことの優先順位がつけられず、思ったような成果が上がらないといったケースも珍しくありません。
そこで重要となるのが、業務管理を正しく理解し、スムーズに進めるための方法を把握することです。

本記事では、業務管理の概要、具体的な内容を解説したうえで、適切に管理を行うためのポイントをお伝えします。
業務管理が上手くいかず、効率化や生産性向上に悩みを持つ経営者や代表者の方はぜひ、参考にしてください。

業務管理とは

はじめに業務管理の意味や、企業にとって業務管理を行うことが必要な理由について解説します。

業務管理の意味

業務管理とは、企業が持つ経営資源である「ヒト・モノ・カネ」そして情報を適切にコントロールすることであり、組織全体の効率化を図り、生産性向上を目指すための取り組みです。

業務管理によって誰がどの業務にどれだけの時間を費やしているか、それぞれの部署の人員に過剰や過不足はないか、プロジェクトは計画通りに進んでいるかなどがわかります。

業務管理が必要な理由

企業にとって業務管理が必要な理由のひとつは、それぞれの部署での業務を可視化できる点にあります。
人事、総務、営業、販売、経理など部署ごとの管理では上手く連携が取れず、業務がスムーズに進みません。

そこで、企業として業務管理を行い、すべての部署を一元管理することで、業務が可視化されスムーズな連携が可能になります。

また、ヒューマンエラー防止も業務管理の重要な役割の一つです。
企業が成長するにつれ、業務も複雑化し、トラブルやミスの発覚が遅れがちになります。

しかし、業務管理を適切に行っていれば、ヒューマンエラーによるトラブルの早期発見が可能になり、企業として大きな損失になる可能性を低減できるでしょう。

さらに、内部統制の面でも適切な業務管理は欠かせません。労働時間管理、顧客管理などの徹底により会社法に即した経営が実現します。

業務管理の基本的内容

企業における業務管理は多様であり、適切に管理するにはまず、どのようなものがあるかの理解が重要です。
ここでは具体的な業務管理の内容について解説します。

従業員管理

企業の経営資源の一つである、「ヒト=従業員」の管理で、主に勤怠と健康の管理を行います。
勤怠管理では、従業員の評価や昇給の参考にもなる日々の出勤状態の管理はもちろん、残業時間や有給取得日数など、労働基準法の遵守にも欠かせない管理です。

また、労働安全衛生法で定められた従業員に対する健康診断や、50人以上の労働者がいる企業に義務付けられているストレスチェックなどの健康管理も行います。

タスク管理

タスク管理とは、従業員一人ひとりが担当するタスクの進捗状況の把握と共有です。
企業は基本的に部署やチームでプロジェクトに当たるため、一人の遅れが全体の遅れになってしまう可能性も少なくありません。

そこで、各従業員のタスクを管理し、もし遅れているタスクがあれば部署・チームで共有し、余裕のある従業員がサポートに回れるようになります。
プロジェクトをスムーズに進めていくために欠かせない管理です。

時間管理

基本的に業務の完了には期限があります。
期限内に終えることができなければ、企業の責任となり損失につながってしまうでしょう。
時間管理の徹底により適切なタスク管理が可能になり、スケジュールに沿って業務を進めて行けるようになります。

また、残業時間や休日出勤の削減にも時間管理が欠かせません。
時間管理を適切に行い、業務効率化を実現させれば、従業員のワークライフバランスはもちろん、企業にとっても法令遵守やコスト削減効果が期待できます。

顧客情報管理

顧客情報管理とは、取引先やエンドユーザーの住所・企業名（氏名）などの情報を管理するものです。
BtoB企業であれば、取引先との商談内容やサポート内容なども含まれます。
また、BtoC企業であれば、商品の購入回数や実店舗への来訪回数、購入単価なども顧客情報のひとつです。

また、最近ではBtoB、BtoCに関わらず、自社WebサイトやECサイトでの行動履歴なども顧客情報に含まれます。
これらを管理することで適切なマーケティング戦略の立案も可能です。

案件管理

案件管理とは、プロジェクト全体の進捗状況を管理するものです。
ちなみに案件管理での業務を従業員一人ひとりに割り振って細分化したものの管理がタスク管理となります。

案件管理は、プロジェクト全体のスケジュールや進捗状況の管理だけではありません。
業務を遂行していく際に発生する問い合わせや取引先との商談内容などの可視化・共有も含まれます。

これにより、リーダーが次の一手を考えられるようになるのはもちろん、次のプロジェクト実施時のナレッジとしても活用できるようになります。

経営管理

経営管理とは、ここまで解説したすべての業務管理を踏まえ、企業としての目標に間違いなく進めているか、進めていなければどう修正するかを分析・実行するために行う管理です。

経営管理では、事業戦略や売上、利益のほか、現状の課題などを正しく把握して管理することが求められます。
そのためにもあらゆる業務管理を徹底し、可視化・共有することが適切な経営管理につながっていくでしょう。

業務管理をスムーズに進める方法

業務管理をスムーズに進めるにはいくつかのポイントを押さえることが重要です。
ここではそのなかでも欠かせない3つのポイントを解説します。

効果を具体的な数値で表す

「月50時間の残業削減に成功した」「収集した顧客情報の分析により売上が20%向上した」など、適切な業務管理によって得られた効果を具体的な数値で表します。
定期的に効果を数値化すれば、出来ていることや出来ていないことが可視化されるため、改善策の立案を行えるようになるでしょう。

また、目標とする数値以上の効果が出ている業務に関しては、プロセスを洗い出し再現性を高めつつ、さらなるクオリティ向上を目指せる体制づくりを行います。

PDCAサイクルを行い状況を把握する

PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」を意味します。
いわゆるPDCAサイクルの実行により改善を行うことも業務管理をスムーズに進める方法のひとつです。

業務管理は、企業や部署・チームにより、正解はひとつではありません。
計画を立てて実行した後、評価・改善といったPDCAサイクルを実行することで自分たちにとっての正解を導くことが可能です。

ツール・システムを活用する

ヒューマンエラー防止効果のある業務管理ですが、業務管理自体をすべて手作業で行えば、やはりヒューマンエラーが起きてしまう可能性があります。
そこでツールやシステムを活用し、効率化かつヒューマンエラー防止を実現させましょう。

ツールやシステムについて詳しくは後述しますが、例えばテレワーク社員も含めた労務管理を適切に行える人事管理システムや、毎月発生する請求書や領収書管理を効率化する会計管理システムなどがあります。

業務管理に役立つシステム

前項でも触れたように、業務管理をスムーズに進めるには、システムやツールの活用が欠かせません。
ここでは、そのなかでも、業務管理に役立つ主なシステムを紹介します。

人事管理システム

人事管理システムとは、主に「勤怠管理」と「給与管理」を行うシステムです。
労働時間は適切か、有給休暇は取得できているか、未払いの残業代はないかなどを効率的に管理できます。

種類によっては、経費や目標、研修など人事にまつわるさまざまな管理を行えるものもありますが、多機能になれば導入コストも増加するため、自社の用途にあったタイプを選択しましょう。

営業管理システム

営業管理システムとは、日々の営業活動を支援し、効率化・生産性向上を実現させるための管理システムです。
お客様との商談内容、担当者情報などを共有できるため、営業業務の属人化防止にも効果を発揮します。

また、営業日報の作成管理機能もあり、例えばクラウドタイプであれば、自社に戻ることなく出先から営業日報の作成が可能です。
作成した営業日報をそのまま人事担当者に提出すれば、営業社員の残業時間削減にもつなげられるでしょう。

販売管理システム

販売管理システムとは、商品の受注をしてから発送・請求までの一連業務を管理するシステムです。
種類によっては、仕入から倉庫での在庫管理まで行えるシステムもあるため、小売業だけではなく製造業でも使われています。

製造業では、仕入れから発送、請求に関わる業務は多岐に渡ります。
したがって、エクセルで管理するだけではヒューマンエラーが起きやすくなるため、システムの活用が望ましいでしょう。
万が一、請求業務でミスがあれば大きな損害につながるため、販売管理システムの活用が重要といえます。

生産管理システム

製造業で活用されることが多いシステムとして生産管理システムがあります。
生産管理システムは、資材の仕入れ・製造・原価・品質管理・在庫など生産計画にまつわるすべての管理を行うことが可能です。
また、工場での人員配置管理などを行う機能を持つものもあり、製造業になくてはならないシステムといえるでしょう。

生産管理システムを導入するポイントは、販売管理や営業管理との相性です。
上手く連携が取れなければ管理が滞ってしまうため、慎重に選択しましょう。

会計管理システム

会計管理システムとは、会計処理に係る業務のすべてを一元で管理するシステムです。
請求書や発注書などの帳票書類、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表の作成・管理を行います。
また、キャッシュフロー管理も行えるため、経営管理にも欠かせないシステムだといえるでしょう。

近年は、スマホアプリとの連動で社員の領収書を読み取って管理できる機能があるものもあり、経理部門の負担軽減にも大きく貢献しています。

適切な業務管理で組織の適正化や効率化につなげよう

業務管理とは、企業の「ヒト・モノ・カネ」そして情報を適切にコントロールすることで組織全体の効率化を図り、生産性向上を目指すための取り組みです。
また、勤怠管理や健康管理など社員を適切に管理することで、残業時間の超過や健康被害の防止にも効果を発揮します。

業務管理は利用して終わりではなく、常に効果を数値化して確認することが重要です。
自社の目標につながる成果が出ているかを確認し、上手くいっていなければ迅速に改善を行うことで成果につながります。
そこで欠かせないのが、企業の方針や目標を明確化する経営計画書の作成です。

まず、企業としての方針や目標を立て、業務管理の効果と照らし合わせることで適切な改善方法を実現できます。

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