管理者に必要なコミュニケーション能力【職場/人材育成】

近年は、世代間のギャップが大きく、管理者が部下を管理することが難しくなってきているようです。
部下とのコミュニケーションがうまくいっていれば、部下のモチベーションやパフォーマンスも向上し、業務効率も上がります。
なにより明るく楽しい職場づくりができるでしょう。

そこで今回は、管理者に必要なコミュニケーション能力をご紹介いたします。
また、コミュニケーション能力をアップさせるための3つのポイントもお伝えいたします。

管理者に必要な4つのコミュニケーション能力

管理者には、部下と信頼関係を築き、業務を円滑にするためのコミュニケーション能力が必要です。
コミュニケーションとは、お互いの考え・気持ち・情報などをやり取りすることです。
一方的に伝えるだけ・受け取るだけでは、コミュニケーションとは言えません。
このことを念頭に置いて、まずは、管理者に必要な4つのコミュニケーション能力を見ていきましょう。

1. 業務の問題点を早期に発見できる

業務に何か問題があった場合、しっかりとコミュニケーションが取れている上司であれば、部下はすぐに報告しようという気持ちになれます。

いっぽうで、普段からほとんど口をきかず、部下の意見もあまり聞かずに威圧的な態度を取ってばかりの上司の場合、
部下は萎縮してしまい、報告を躊躇するケースが増えるでしょう。その結果、問題を抱えたまま時間が過ぎて、より問題を大きくしてしまう恐れがあります。

普段からコミュニケーションを取って話しやすい関係を築いていれば、業務における問題点も早期に発見できます。

2. 部下のモチベーションを高められる

上司が積極的にコミュニケーションを取ってくれると、上司の人となりがわかり、上司に対して親近感を抱くようになります。
部下は「この上司のためにがんばろう」という気持ちを持ち、自然と仕事に対するモチベーションがアップしてきます。
話しかけてくるのは事務的な連絡のみという上司であれば、「上司のため」という気持ちは生まれにくいでしょう。

3. 部下の能力に応じた仕事を割り振ることができる

仕事だけでなく、ときにはプライベートに関することにもさりげなく触れてくれると、
上司は自分のことを気にかけてくれる・興味を持ってくれていると感じられるため、部下も心を開きやすくなります。

そうすると、普段やりたいと思っている仕事や抱えている悩みなど、部下の本音を聞き出すことができます。
結果として、部下の能力や適性をきちんと判断して、最適な仕事を任せることも可能です。部署全体の効率アップにもつながるでしょう。

4. 仕事が楽しいと思える職場を作ることができる

同じ仕事をするなら、明るく楽しい雰囲気の職場で働きたいものです。
実際、「言われたことをやっていればいい」と考えて仕事をするより、
「仕事は楽しい」と思いながら仕事をするほうが生産性の向上につながることは、多くの社会人が体験しているでしょう。
そのような職場を作ることができるかどうかも、上司のコミュニケーション能力にかかっています。

コミュニケーション能力を向上させる3つのポイント

では、どのようなことに注意すればコミュニケーション能力を向上させることができるのでしょうか。
3つのポイントをご紹介いたします。

ポイント1. 話すより聴く

口を開けば、命令や指示、批難、自慢話ばかりというのでは、コミュニケーションが成り立ちません。
部下が話しかけてきたときや、指示をしたときに何か話したそうにしているときは、話を聴きましょう。

その際は、話を急かしたり途中でさえぎったりすることなく、ゆったりとした気持ちで聴くことを心がけてください。
部下の気持ちに「それは大変だったね」「確かに難しい問題だね」などと共感を示したうえで解決策を提案すると、部下としても受け入れやすくなります。

ポイント2. 自分の物差しで測らない

部下が仕事をうまく進められないときに「このくらいの知識は持ち合わせているだろう」
「自分がこの年代のときは、もっとうまくできていた」など、自分の物差しで部下を測っても解決にはつながりません。
誰にでも得手不得手はあるということを念頭に置き、何が問題となっているのかを理解しましょう。
部下のレベルが把握でき、業務を適切に振り分ける際の判断材料ともなります。

ポイント3. 自分の弱みを見せる

上司としての威厳を保つために完璧な姿を見せようとすると、部下は近寄りがたく感じます。
部下が何か失敗をした場合に「自分も同じ年代のときにこんな失敗をしたんだ」と失敗談を話すと、部下は親近感を覚えるでしょう。
そして、その後も問題などの発生を隠すことなく報告してくれるようになります。
自分の弱みを見せることも、管理職に必要なコミュニケーションです。

信頼関係を築くコミュニケーション能力は必要不可欠

管理職がコミュニケーション能力に長けていれば、業務上の問題点を早期に発見できたり、
部下のモチベーションを高められたり、部下の能力を把握してそれに応じた仕事を割り振ったりできるため、業務効率をアップすることにつながります。
何より明るく楽しい職場づくりが実現するでしょう。

部下との信頼関係を築くためにも、管理者はコミュニケーション能力を磨きましょう。

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