グローバル経済が進む現代だからこそ現場への落とし込みが大切な理由と効果的な方法について【コミュニケーション/人材育成】

現代において現場への落とし込みが見直されている理由とその原因

日本の強みが必ずしも効果的でなくなったから

日本の高度経済成長期に大きく飛躍した製造業では、現場で働く従業員が創意工夫を凝らして常に効率性を求めて業務を行っていました。

その結果が日本全体の労働生産力を高め、日本を豊かな国にしてくれたのです。

しかし、日本独特の現場における改善力に脅威を感じた外国の先進企業も、

日本語の「カイゼン」という言葉を現地で使うほど積極的に学んで現場に取り入れ始めています。

ありとあらゆる物事がネットワークでつながってしまっている現代では、

日本独自の強みであった改善力もすぐに真似されてそれほど大きな差を付けられなくなっているのです。

また、グローバル経済の発展に伴って、人件費の安い海外へ工場を展開する流れもそうした動きに拍車をかけています。

工場が海外へ移転することで失われるものは技術だけでなく、日本式の現場を改善していく能力も含まれていたのです。

競争が激しくなったことによって、日本における有名な大企業であってもコスト面から工場を閉鎖されることを余儀なくされているパターンもあります。

改善力の流出は、バブルが崩壊して少し経った2000年前後から問題視されていましたが、

ネットワークが発達した現代においてより深刻な事態となっているのが現状です。

経営課題を解決するには本社の力も必要

課題を改善するために必要なのは現場の力だけではありません。

現場へ指示命令を下す本社の役割も重要です。

現場で働く従業員における大切な要素は、指示命令を受けた業務を忠実にこなす「実行力」と

問題が生じたときに臨機応変に対応する「改善力」だといえます。

実行力と改善力は一般的に、組織として行う従業員の教育や従業員自身の経験によって強化されていくケースが多いです。

一方、本社の役割として重要なのは、業界を取り巻く環境に対応する「変化力」だといえます。

周辺環境の変化を敏感に感じ取り、いかに効率よく経営に活かしていくかを考えなくてはいけません。

そして、考えた経営方針を現場へ具体化して落とし込むのです。

経営課題が解決しない場合には「変化力が足りない」もしくは、

「足りていても現場へ上手く落とし込めていない」のいずれかが該当する可能性があります。

現場への落とし込みが進んでいかない原因とは

現場への落とし込みが上手く進んでいかず、変化力が上手く発揮できない要因はコミュニケーション不足である可能性が高いです。

なぜ、そのようなことが起こるかというと、本社と現場ではそれぞれの役割と方向性が異なるからです。

本社は、中長期的な観点から自社を取り巻く環境の変化を予測し、あらかじめ定められた計画の通りに事業を進めていこうと考えます。

それに対して、現場は目の前にいる顧客に対してサービスを行い、期末ごとの売り上げを達成しなくてはいけません。

つまり、現場は基本的に短期目線で業務を行っているといえます。

目の前の顧客に精いっぱいのサービスを行っている従業員に対して、

本社がM&Aを行ったり、大きな設備投資をしたりするといってもピンとこないこともあるでしょう。

しかし、現場で働いている従業員であっても、将来的には管理職となり現場を取り仕切ってもらわなければなりません。

管理職や役員になったときに長期的な視点で物事を考える能力は非常に重要になってくるので、

人材育成という観点からも現場で働いているうちから意識させておくとよいでしょう。

そのためには、本社側からも積極的にコミュニケーションを取って、現場へ「どういう狙いで経営方針を打ち出しているか」をアピールしていくことが重要です。

具体的にはどのような点に注意したらよいのでしょうか。

本社と現場のコミュニケーションが上手くいかない3つの要因

本社と現場のコミュニケーションが悪いと、効果的に経営方針を現場へ落とし込めません。

具体的にはどのような原因が考えられるのでしょうか。

1.現場に人的余裕がない

コミュニケーションが機能しない理由として、まず挙げられるのは現場に人的余裕がないケースです。

現場では常に生産効率の改善を図っていますが、

コンプラインアンスの強化による事務作業の増大や少子高齢化による人員不足などによって、余力がない場合もあります。

目標を達成するのに精いっぱいの状態であるにもかかわらず、さらに本社から長期的な計画の話をされてもまともに考える時間がない場合もあるでしょう。

コスト面を重視しすぎて従業員の数を抑えすぎてしまうケースも同様で、

本社と現場のコミュニケーションを取る能力が低下してしまう恐れがあります。

「経営方針は何のために打ち出されているのか」をゆっくりと考える余裕を持たせてあげる配慮をしなければいけません。

2.本社が現場の状況をよく理解していない

コミュニケーションが機能しない2つ目の理由は、本社が現場の状況をよく理解していないケースです。

本社側は現場に受け入れられるような経営方針の伝え方をしっかり考えていることでしょう。

しかし、現場の実態をよく理解していない状態で経営方針を指示しても、

どうやって実現したらいいかよくわからない非現実的なものになっている可能性があります。

たとえば、人件費の削減と売り上げの増加という方針を現場に伝えるケースです。

人件費の削減と売り上げの増加は相反する部分があるので、最適なバランスについて現場で検討しなければいけません。

人件費を減らしすぎると従業員の負担が増えてしまい、ミスが増えて売り上げが減るという逆効果になる恐れもあるからです。

万が一、本社へ相談したときに対応する課によって回答が異なってしまうと、現場はさらに混乱するでしょう。

そのような事態が毎年続くと、現場の従業員の士気は下がっていき、

さらに本社からの経営方針に聞く耳を持たなくなってしまう悪循環が続く可能性があります。

3.双方向のコミュニケーションが取れていない

3つ目の理由は、経営方針を現場へ落とし込みするための方法に問題があるケースです。

経営方針を現場へ伝えるには、一般的にまず本社から現場の責任者へ話します。

その後、現場の責任者から従業員をまとめる担当者または従業員に直接伝えるというケースが多いでしょう。

本社から現場の責任者へ伝える段階では、ほとんどのケースで双方向のコミュニケーションがとれているので問題がありません。

しかし、現場の責任者から従業員をまとめる担当者または従業員に直接伝えるケースでは、

伝える人数が多くなるので一方通行のコミュニケーションになりやすいです。

結果的に、話し手は受け手がどの程度理解できたかを十分に確認できない状態で物事が進んでいくことが多くなります。

受け手である従業員の理解度も人によってバラバラで、統一感のない経営方針となってしまうのです。

経営方針を伝えるときは、情報の受け取り手の末端である従業員にどうやって正しい情報を伝えていくかがカギになるといえます。

現場へ効率的に落とし込む方法

現場へ効率的に経営方針を伝えるには、情報伝達をいかに上手く行うかがカギになります。

そこで、現場へ効率的に情報を伝える3つの方法について紹介します。

1.現場の負担を減らす

現場の人員が不足していてコミュニケーションを取る余裕がない場合は、人員配置を見直しましょう。

単純に現場の人数を増やすのもよいですが、状況によっては本社の人員を減らして現場へ配置転換するのも有効です。

現場の負担を減らす方策は比較的早急に対応できる方法なので、まずは実行してみるとよいでしょう。

また、人員の配置を再考するときは、現場の業務に本当に無駄がないかを検討することも大切です。

基本的に現場は与えられた人員と設備で効率よく作業していますが、

それでも実際の業務のなかには無駄な会議や昔からの習慣が残っていることもあります。

人員の配置を見直すとともに、そうした無駄な業務を削減できればコミュニケーション不足だけでなく、業務効率の改善も期待できるでしょう。

2.本社と現場の橋渡し役になれる人材を育成する

本社と現場のコミュニケーションを活発にするためには、現場のマネージャー担当を強化するという方法もあります。

本社と現場のコミュニケーションの中心となるのは、現場の責任者などの、いわゆる中間管理職です。

中間管理職が経営者と同じ視点で経営方針を考えて、話すことができるようになれば、自然と現場の従業員の意識も変わっていくことでしょう。

注意するポイントとしては、「あくまでも中間人材層に満遍なく教育していくこと」です。

企業によっては、将来有望な特定の従業員だけに強化のポイントを絞って管理職研修などを行うことがあります。

しかし、一部の職員に重点的に教育しても、その人材が管理職でなく役員に出世してしまっては意味がありません。

ここでいう教育とは、将来的に会社を担う役員候補生を生み出すものではなく、本社と現場を結びつける現場のマネージャーとしての教育です。

そのため、素晴らしい成績を残している従業員だけでなく、より範囲を広げて行う必要があります。

実際に、ある企業ではそれまで大卒総合職の課長を対象にしていた内容の教育を高卒や高専卒の係長級まで含めて実施し、成功した事例もあります。

3.プロセスを改善していく部署を設置する

コミュニケーションを改善するために、本社からの情報提供方法を見直すという手段もあります。

たとえば、本社に所属して現場とのコミュニケーションを専門的に担当する部署の設置です。

現場責任者とは双方向のコミュニケーションができているとしても、内容によっては一度では理解できない場合もあるでしょう。

そのようなときに、気軽に相談できる存在として頼りになります。

また、必要に応じて本社側から理解度の確認を行うこともできるので、認識不足や誤解による指示伝達のミスを防ぐ効果も期待できるでしょう。

なお、情報を伝達するときのポイントは「できるだけ具体化して説明すること」です。

内容が不明確な情報をいくら伝えても、受け手の疑問はなかなか解消されません。

目標を数値化するなど、より具体的に可視化して伝える工夫をするとよいでしょう。

社内でのコミュニケーションを強化するための情報共有を専門部署に任せることによって、現場への理解とコミュニケーション能力が鍛えられます。

結果的に、将来有望な人材を育成することにもつながるので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

株式会社武蔵野では、「経営計画書」の無料お試し資料をプレゼントしています。

経営計画書とは、会社の数字・方針・スケジュールをまとめた手帳型のルールブックです。

750社以上の企業を指導する株式会社武蔵野 代表取締役社長 小山昇の経営哲学が詰まった
経営計画書の作成手順・作成フォーマットがセットになった充実の内容となっています！

ぜひ、こちらからダウンロードしてください。