社内コミュニケーションを活性化させるツール　導入のメリットと課題とは

社内コミュニケーションは重要

社内コミュニケーションとは、企業や組織内での情報共有や意思決定、チームワークの円滑化、社員のモチベーション向上、問題解決などを目的として、社員同士や上司と部下、部署間などのコミュニケーションのことを指します。
社内コミュニケーションが円滑に行われることで、社員同士の信頼関係や情報共有の速度や精度が向上し、組織全体の生産性や効率性が高まるとされています。

一方で、社内のコミュニケーションが円滑に進んでいないと、

・人間関係が悪く離職に繋がりやすい
・情報の伝達に時間がかかる
・データの最新情報がどれかわからない
・相手からの返信を待つことによるタイムロス
・操作手順で時間がかかる

といったことが起こり得ます。

スケジュール調整に1週間以上かかったり、前回の会議の議題がわからなかったり、といったこともあるかもしれません。
そのようなお互いの意見や考えがうまく伝わらず、情報のやり取りに齟齬が生じている状態を「コミュニケーションギャップ」と呼びます。

コミュニケーションギャップについて詳しくはこちらの記事をご覧ください。
コミュニケーションギャップとは？無くすための対策は？

その点、自社に合ったコミュニケーションツールを使えば、コミュニケーションが円滑になり、予定を早く進めることができるでしょう。
そうすると、社員間にもゆとりができ、そこから新たなアイディアが生まれることも。

そのため、社内コミュニケーションツールの見直しは、業務効率化の上で重要な役割を担っています。

社内コミュニケーションを活性化させるメリット

社内コミュニケーションを活性化させることは、企業にとって多くのメリットがあります。

情報共有がスムーズになる

社内コミュニケーションが活性化することで、社員間で情報共有がスムーズになります。
情報共有がスムーズになることで、業務効率が向上し、ミスやトラブルのリスクが低下することが期待できます。

チームワークの向上

社員同士のコミュニケーションが増えることで、自然とチームワークが向上します。
チームメンバー同士がコミュニケーションを取り互いにサポートし合うことで、目標達成に向けた協力体制が整い、プロジェクトの成功につながります。

社員のモチベーション向上

社員同士がお互いに声をかけ合うことで、業務への取り組み方や考え方が多様化し、新たなアイデアが生まれることがあります。
また良好な人間関係を築くことで、結果として離職率の低下に繋がります。

社内コミュニケーションを活性化させるツールの種類

電子メール

他のコミュニケーションツールよりも、フォーマルな印象を持ちやすいのが電子メールです。
しかし、相手が既読したのかわからなかったり、メッセージを遡るのに時間がかかったりする難点もあります。

社内SNS

社内SNSは、社内だけで使えるFacebookのようなものをイメージすると良いでしょう。

実際にFacebookは「Workplace」という社内SNSサービスを提供しており、30000以上の組織で利用されています。

過去メッセージの閲覧がしやすいほか、日常の雑談等もタイムラインに投稿することで、社員同士の交流回数が増えることも考えられるでしょう。

ただし、業務以外の交流に時間が割かれてしまう可能性がデメリットとして挙げられます。
また、中には会社とプライベートを分けたい社員もいるでしょう。
そのため、距離感を取りやすい環境にすることが大切です。

チャットツール

slackやChatworkなどがチャットツールとして挙げられます。
一番のメリットは、メッセージの閲覧がしやすいことでしょう。

slackでは、メッセージごとに「スレッド」という一連のまとめ機能があります。
この機能を利用すれば、相手とのやりとりを内容ごとにまとめられるため、混乱せずに済むはずです。

また、「リアクション機能」で、メッセージに絵文字で反応を示すことができます。
リアクション機能を使えば、読んだサインを短時間で送れるため、時短にも効果的です。

なお、チャットツールは有料の場合もあります。
slackやChatworkは無料でも使えますが、機能に制限があるため注意が必要です。

グループウェア

グループウェアは、組織のスケジュール管理やメッセージのやりとり等の機能を持ったソフトウェアのことです。

メッセージの送受信に限らず、ファイル共有や会議室予約システムなど、機能が多岐にわたるのが特徴です。
そのため、一つのソフトで機能を統一したい場合は、グループウェアが向いているかもしれません。

ただし、無料のグループウェアは少ないため、導入費用は上記ツールよりもかかることが予想されます。
(ソフトにもよりますが、相場は月額500-1000円/人ほど)

ツール以外で、社内コミュニケーションを活性化させるアイデアや事例が知りたい方は、こちらの記事をご参照ください。
社内のコミュニケーションを活発にする施策

社内コミュニケーションツールの問題点

社内コミュニケーションツールには以下の問題点が考えられます。

使いこなせる人とそうでない人の差がある

どのようなツールでも、新たに導入する場合は、適応するのにある程度時間がかかるでしょう。
そのため、導入初期はどうしても効率が落ちてしまいがちです。

そこで慣れることができれば良いのですが、使い方に馴染めない人も出てくるかもしれません。
また、社内SNSなどの場合、社員同士の距離が近すぎになってしまうことで、逆に効率の悪さを招く場合も。

複数のツールがあると混乱しやすい

一元管理されていれば良いのですが、「自社ではメールとslackを使用している」というように、複数のツールを利用している場合は注意が必要です。

「新しいファイルはどのツールに送ったんだっけ？」
「slackしか確認していなかったので、メール返信が遅れた」というケースも出てくるかもしれません。

そのため、ツールを一つに絞る・ケースごとにどのツールを使うか等ルールを作っておく工夫が必要となってくるでしょう。

社内コミュニケーションツールを活用するために

先ほども書いた通り、社内コミュニケーションツールを新たに導入する場合は、デメリットも出てきます。
そのため、目的を明確にして自社に合ったツールを導入する・社員が使いこなせるようにサポートするといった施策が必要となってくるでしょう。

現時点でのコミュニケーション上の問題点を明らかにし、どのツールが合っているかを検討しましょう。
ツールによっては初期費用や月額課金が必要なものもあります。

そのため、コストよりもメリットが上回るかどうかをチェックすることも重要です。

また、普段パソコンやスマートフォンを使用していない社員の中には、こうしたツールに慣れないこともあるかもしれません。
そうした時は、徐々にツールを移行していく、社内にサポートする人材を配置するなどして、社員に負担がかからないよう工夫することをオススメします。

まとめ

今回は、新しいコミュニケーションツールを導入するメリットと課題をご紹介しました。

時短や作業の効率化に繋がるコミュニケーションツール。
しかし、導入に際して混乱が出てしまうこともあります。

そのため、サポート態勢をしっかり整えた上での導入をオススメします。

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