あなたの会社の長時間労働大丈夫ですか？　残業を減らすポイントとは【働き方/業務効率】

働き方改革で何が変わる？

働き方改革では具体的に一体何が変わるのでしょうか。働き方改革関連法の中で、時間外労働について法改正された部分について説明します。

１、これまで行政指導のみで法律上はなかった残業時間の上限が月45時間、年360時間が原則と定められ、この上限を超える残業は出来なくなります。

２、臨時的かつ特別な事情のある場合（年間６カ月まで）においても、年720時間、単月で100時間未満（休日労働を含む）、複数月（２〜６カ月）の平均80時間（休日労働を含む）を限度として設定する必要があります。

３、2019年4月以降適応される改定法は、大企業と中小企業では実施開始時期が異なります。

大企業 :　2019年4月1日より
中小企業 :　2020年4月1日より

２の場合においては、「単月100時間未満」「２〜６カ月の平均で月80時間以内」「月45時間を上回る回数は年６回まで」の全ての条件を満たす必要があります。

これらの規制に違反した場合には、６カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。
時間外労働には「所定時間外労働」と「法定時間外労働」の２種類があります。

どちらとも時間外労働、いわゆる残業時間ですが、その違いは何かを改めて確認してみましょう。
「所定時間外労働」とは、各企業がそれぞれに就業規則などで定めた所定時間を超えた部分を指します。

就業時間が10時から18時と会社で決まっているとすると、18時以降が所定時間外労働となります。

一方の法定時間外労働は、企業が独自に作ったルールとは関係がありません。
労働基準法で定められている1日の労働時間は8時間（週40時間）ですので、8時間を超えて働いた時間は法定時間外労働となります。
法律上で使用されるのはこの法定時間外労働ですので、法改正に伴い問題点となるのは法定時間外労働の時間となります。

残業時間が減ることによって、業務の進行が遅くなってしまったり、残業代を必要としている社員のモチベーションが下がってしまったりする可能性もあります。
そのため、サービス残業などを増やそうとする会社があるかもしれません。

しかし、内部告発などによって規定の労働時間を守っていないことが発覚した時には、企業はあまりにも大きな代償を払うことになるでしょう。
これは金銭的な問題のみならず、会社自体の在り方を問われる大きな問題となりえます。

こういった働き方改革の中で、社員に残業などを強要し、利益を上げている企業、いわゆるブラック企業は淘汰の一途をたどることになるでしょう。
しかし、ブラック企業でなくても、仕事が属人化していたり、慢性的に人不足に悩む企業はどうにかして会社を存続するために、働き方改革に対応していかなければなりません。

では、どのようにすれば、業務を効率化し、残業を減らせるのでしょうか。

経営者に求められる意識改革

残業ができないとなると、今までのように業務の進行が遅れていても、時間外労働で帳尻を合わせることが難しくなります。
そうなってくると業務に影響が出て、売り上げが減少してしまうような問題が発生する可能性があります。

そのような事態を避けるためには、抜本的な業務内容の見直しと対策が必要です。

人材不足が深刻化する現在、労働時間の削減は企業を弱体化させるだけではないかという懸念も耳にします。
しかし、今やらなければいけないことは、規則に則った会社運営です。これは一朝一夕に変えられるものではありません。

今までにない大きな変化を前にして、経営者がまず一番始めになすべきことは、意識改革です。
もちろん従業員にもそれは必要ですが、まずは会社をどのように変えていく必要があるのか、経営者が明確なビジョンを持つことが大切になります。

残業を減らすためのポイント

残業を減らすためには、より生産性を向上させることが必須となります。
日本の時間あたりの労働生産性は主要先進７カ国では1970年以降ずっと変わらず最下位です。

これは日本人の働き方が、50年間ずっと変わらないということを如実に表していると言えるでしょう。
では、どのようにして生産性を増やせばよいのでしょうか。

①ルールを改正する

どこの会社にも、社員を管理して、業務を円滑に進めるためのルールがあります。
しかし、何年も前に作ったルールや、新しいツールが台頭してきてからの過去のルールは、時に仕事の生産性を著しく低下させます。

例えば、すでに専用のツールで申請が可能な有給の処理を、捺印がないと効果がないとっして、いまだに紙で行っている場合も、これにあたります。
データを印刷して、捺印して、所定の箇所に提出して、不備があれば初めからやり直し、というプロセスが時間の無駄なのではないでしょうか。
また、それを承認して、処理する経理や総務の社員の手間にもなります。

専用のツールを導入すれば、すべてデータベースに集約させるため、管理も簡単ですし、何より手間が省けます。
その時間に、実務に取り組んでもらうことで、生産性は上げられるのではないでしょうか。
無駄なプロセスやルールは廃止し、以前からずっと続いているからというような理由で、改善の余地があるにもかかわらず続いている効率を無視した働き方はなくすべきです。

外注しても支障のない業務は外注して、社員にはより生産性の高い業務に集中してもらうように配慮しましょう。
現在では、ペーパーレス化・IT化が進む企業も少なくありません。

人員を増やすことが難しいのであれば、業務を効率化できるソフトウェアやツールなどを使って、労働時間内にすべきことができるように工夫をしましょう。

②社員教育を行う

業務が効率化せず、残業をせざるを得ない原因の一つに「社員の業務知識にムラがある」というものがあります。
多くの新入社員や、会社のことをよく知らない派遣社員によく見受けられる特徴で、仕事の進め方やワークフローについて理解しておらず、ことあるごとに上司に聞きにいってしまう、ということがあります。
上司に積極的に質問をしに行くことはとてもいいことであるように見えます。
しかし、コンスタントにやらなければいけない業務や経費精算などのフローを逐一上司に聞いていては、双方の作業が止まってしまいます。

そのため、マニュアルを作成して、フォローの定着を行ったり、外部から講師を読んで、基礎的な知識の定着を図るなど、社員が独自に問題を解決できる仕組みを作ることが大切です。

③タイマーを活用する

一定時間デスクに座って仕事をしていると、疲労などでどうしても誰てしまい、作業効率が落ちてしまいます。
そんな時に、タイマーを活用して生産性を向上させましょう。

人間が集中して作業できる時間は15～25分だといわれています。
そのため、タイマーを25分にセットし、その時間は業務以外のことを何もせずに業務に取り組みましょう。
現在取り組んでいる業務以外の業務もしてはいけません。

そして、25分経ったら、タイマーを5分間設定してその間は休憩時間とします。
そうして、メリハリを持って、業務を行うことにより、集中してタスクをこなすことができ、生産性を向上させることができます。
また、一回一回のタスクの時間を図るだけではなく、活用することも必要です。

毎日のルーティーンタスクの場合、毎日何時間で終わらせているのかをトラッキングしておきましょう。
時間を意識しながら業務に取り組むことで、改善意識も高まり、効果的に作業ができます。
改善をしていく中でノウハウもたまり、部下に伝えていくことで会社全体の底上げにもつながります。

まとめ

人々がより人間的な生活をするために、時間外労働の上限を法で定めたことは、これまで進まなかった各企業の意識改革や業務改善を本腰を入れて行う良いチャンスではないでしょうか。

社内ルールを改善したり、勉強会を開催したり、新しいツールを導入した利することは、働き方改革の対策以前に、社員のモチベーション改善や、会社の利益の向上に大きく役立ちます。

業務を効率化して残業を減らす方法は、たくさんあります。
常に現状の業務は改善できないか、さらにいい方法はないか、ツールで代用できないか、など、

経営者が改善意識を持って業務に取り組んでいくことで、会社をより良くしていくことが大切です。
また、常に社員の意見を聞いていくことで、会社のボトルネックになっている部分、社員が不満に思っている部分を把握していくことも大切です。

全社で協力し合いながら、働きやすい環境を作ることが結果的に働き方改革法案に対する一番の対策になるでしょう。
これを機会にそれらを徹底的に調べ上げ、実現に向けて社内改革を始めてみてはいかがでしょう。

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