会議効率化のために「次の会議の日程」を会議の最初に決める【業務効率/ミーティング】

ポイント1　「次の会議の日程」を会議の最初に確認する

「次の会議の日程」を最初に決めることで、会議時間を短くすることができます。

経営者は忙しい日々を送っている方が多いでしょう。

そのような中、中身のない会議で時間を取られてしまっては、イライラすることもありますよね。

そうならないためにも、会議冒頭で「次回の予定」を決めてしまいましょう。

決め方にもコツがあります。

それは、「予定が合わなかった時の対処法」をあらかじめ決めておくことです。

忙しい経営陣や、他の企業も参加するとなると、全員の希望が一致する日程は難しいかもしれません。
そこで、

・ジャンケンで勝った人の希望日にする

・次回の会食代を支払った人が日程を決められる

といったルールを決めておくと、効率的に会議日程を決定できるのです。

また、あらかじめ「次回の議題」を決めておくことで、「今日どのようなことを話し合わなければならないか」も明らかになります。

その結果、有意義な議論を交わすことができるでしょう。

ポイント2　報告内容の順番と持ち時間を決めておく

会議を効率的に進めるには、あらかじめ報告内容の順番と、持ち時間を決めておくことが重要。

なぜなら、話が脱線し数十分も関係ない話をしてしまったり、情報の発表漏れを防ぐことができるからです。

たとえば、ある中小企業では、

①　数字の報告（実績報告）
②　お客様の声
③　ライバル情報
④　本部情報
⑤　自分の考え、スタッフの考え

といった順番で、報告してもらうようにしています。

それを、職責下位から発表するのがルール。

あらかじめ発表項目が明らかになっていれば、社員も情報を集めやすいでしょう。

また、時間も決められているため、プレゼンの練習にもなります。

厳しいかもしれませんが、発表予定時間を過ぎてしまえば、その社員は途中で報告をやめなければなりません。

このように、「○分以内」「○個の項目を発表」のような数字の評価軸があることで、社員もプレゼン能力を高めやすくなるはずです。

会議に参加する前に、しっかり準備するという習慣もつくでしょう。

会議を効率化するために必要なこと

会議を効率的に進めるには、他にも以下のポイントがあります。

会議の目的をあらかじめ共有しておく

その日の会議は、準備によって効率が決まってくるでしょう。

そのため、事前に議題や目的をメンバーで共有しておくことが大切です。

slackやChatworkといったメッセージツールを使えば、メンバー間でのやりとりもスムーズに進みます。

そうしたツールを導入するのも、会議効率化のポイントの一つです。

始まりと終わりの時間を決める

制限時間がないと、会議はどうしてもダラダラと延びてしまいがち。

そのため、会議の終了時間は事前に決めておきましょう。

また、始まりの時間は決めていることが多いでしょうが、遅刻する人もいるかもしれません。

無断遅刻や欠席が続く場合は、指導が必要となってくるでしょう。

進行役を決めておく

効率的な会議に有効なのが「ファシリテーター」。

簡単に言うと、意見交換等を促したりする、進行役のような存在です。

新入社員や若手社員は、最初のうちは難しく感じるでしょう。

そのため、中堅社員以上が率先して担ってほしいところ。

発言する際のルールを決める

先ほども書いた通り、ルールがあると効率的に会議を進められます。

ただし、発言のフォーマットは企業によって適切なものが違うでしょう。

そのため、「どの情報が優先順位が高いか」を考え、「このような発表順にしてはどうか」と提案してみてはいかがでしょうか。

会議のメンバーを絞る

「終始黙ったままの人がいる」と感じることはありませんか。

その人は、もしかしたら会議に出席しなくとも良い人なのかもしれません。

メンバーが多いと、その分会議が延びてしまうこともあるでしょう。

そのため、「この人は会議に出席すべきかどうか」を検討し、メンバーを絞るのも効率的に進めるポイントです。

まとめ

今回はある中小企業の会議を効率化するためのルールをご紹介しました。

主に以下の2点です。
・「次の会議の日程」を会議の最初に確認する
・報告内容の順番と持ち時間を決めておく

ルールがあることで、会議時間が短くなり、議論の質も上がります。

自身の会社で、こうした方法が導入できないかどうか、検討してみてはいかがでしょうか。

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