RPAを使って作業を自動化すれば業務効率がアップする【コスト削減/働き方】

1．RPAとはどんなものなのか

柔軟性が高いのがRPAの強み

RPAはロボティック・プロセス・オートメーションの略で社員の代わりにPCに働いてもらうシステムのことです。

例えば人間が日々行っている定型作業をロボットに任せてしまうといったものです。

食品工場などでは商品を1つずつ作っていると非常に時間がかかってしまいます。

食品を作る工程をいくつかのロボットに任せることによって、食品の製造を効率化して人件費と製造時間の削減を行っています。

RPAも食品工場の生産システムと似たようなものですがちょっと違います。

RPAの場合は、作業内容が変更になったとき、一部の作業内容を修正すれば柔軟に対応できるため、多くの入力作業に対応可能です。

特定の作業だけに特化されているわけではないので、RPAを導入すれば仕入れから人事向けの入力作業など部門を超えてコスト削減に活躍してくれます。

スケジュール設定も可能

実際にRPAを実行する時はスケジュールを作成しておくこともできます。

例えば毎日ある時間からある定型作業を行う場合は、予めRPAにレコーディングを行ってきます。

すると設定した時間帯になれば、昼夜でも夜間でも入力しておいたプログラムを実行してくれるので便利です。

夜間にRPAを実行すれば、社員が朝出社するときには定型作業も終わっているのでスムーズに仕事ができます。

不得意なこともある

RPAを導入する上で知っておきたいのが、不得意な部分です。RPAはプログラムされたスケジュールを実行して仕事を行います。

そのため想定外のエラーが起きてしまったときには、ロボットは処理ができなくなってしまうので注意が必要です。

エラー問題を解決するにはロボットを人間が監視して、エラーが起きたときに修正を行う必要があります。

完全にロボットに作業を任せることは出来ませんが、本来数人で行う作業をロボット1体に任せられるので人件費の大幅削減ができます。

RPA担当スタッフのみの人件費ですむため、社内の大部分をIT化している企業にとっては使いやすいシステムです。

RPAが得意としていること

RPAはどのような部分に強いのか、知っておくと導入もしやすいです。

RPAは人間とは違い単純な作業に適したシステムです。

そのため決められたルールの中で何度も同じ作業を繰り返すことに長けています。

例えば大量のデータをダウンロードしたりアップロードする作業にRPAは活躍してくれます。

また、顧客などにメールを一斉配信したいときや大量のデータをコピペしたいときなどにもRPAは使えます。

人間も同じ作業を繰り返すことはできるのですが、長時間労働の疲れによって生産性にムラがでてくるので注意が必要です。

ロボットなら疲れることもなく一定のペースで作業を行ってくれるため、生産性の高い作業をしてくれます。

人的ミスを削減できる

手入力でデータを打ち込んでいくと、どこかで人的ミスが発生します。

商材の仕入れに関しては数字が一桁違うだけで大問題になってしまうため、業務において入力ミスをいかに減らすのかが課題です。

ミスをなくしたいときにもRPAは利用できます。RPAはロボットに作業を任せるシステムです。

そのため意図しないミスが起こらず正確にデータを入力してくれます。

特に人間の場合は長時間作業をしていると集中力も低下します。

集中力が低い状態だとミスも起こりやすいので注意が必要です。RPAならロボットが作業を行うため、集中力の低下もなくミスも起こりません。

2．RPAの導入事例を知っておこう

NECマネジメントパートナーズ株式会社

NECマネジメントパートナーズ株式会社は教育から調達や総務、プロモーションまで多くの分野の事業を行っています。

NECマネジメントパートナーズのRPA推進センターで働いている大岡明久氏は、2016年に自動化グループを立ち上げて業務の効率化を行ったそうです。

労働時間改革問題において、立ち上げられた定型業務の自動化をするにあたってRPAを導入しています。

PRAを導入して定型業務の自動化を行うことで、年間で20万時間以上の削減効果を期待できました。

また、PRA導入によって派遣契約更新支援の専任員者の時間外作業をほとんどゼロの近い状態にできた事例もあります。

株式会社オープンハウス

株式会社オープンハウスは不動産関係の商売を行っている企業です。

株式会社オープンハウスは土地などを仕入れる開発事業部からの相談をきっかけにRPAを導入を決意しました。

同社ではグループ全体の8千棟の戸建て住宅を扱っています。膨大な数の物件情報を手入力で基幹システムに登録するのは非常に効率が悪いです。

そこでRPAを導入して、入力作業の自動化を行いました。

実際にRPAを導入したことによって年間34,773時間の削減に成功、さらに2.5時間の開発生産性向上などが見込めています。

NTTコミュニケーションズ株式会社

NTTコミュニケーションズ株式会社は電気通信事業を行っているサービスです。

同社では年間に7万件もの調達作業を行っていて、処理する支払い総数も年間で21万件にも達しています。

また、同社では大口サプライヤーと400社以上の電子決済取引を行っているので、多くの紙の請求書があるなど課題も多いです。

そこで、同社では面倒な事務作業を効率化するためにはRPAを導入して、実際に年間で4,000時間の削減を実現しました。

イワキ株式

イワキ株式は医薬品原料から化粧品原料などの商品を扱っているヘルスケア・ファインケミカル関係の商社です。

同社では物流システムを監視するため、担当スタッフ15人は年末年始や日曜日しか休みを設けていませんでした。

さらに月間500万件もの受注があることから、年間で多くのデータを処理しています。

たくさんの情報を処理するためには人員が必要ですが、人員を増やすとコストが掛かってしまうのがネックです。

そこで、RPA製品を導入して作業の効率化を行いました。

イワキ株式は業務センター処理や請求書と集計処理などをRPA化して業務効率化に成功しています。

3．RPAを導入すればどのようなコスト削減ができるのか

PRAを導入すれば財務業務を削減できます。

例えば請求書が届いたとき、すぐに書類をデータに変換してくれるので変換業務の削減が可能です。

また、注文報告を担当者にするときもPRAは自動的に報告作業をしてくれます。

さらに、購買業務に関しては商材の注文情報をまとめてくれるので便利です。

人事においては社員が社員管理システムを使って、自分の住所などの情報を変更できます。

なお、社員管理システムに変更があったときにも、影響する項目を自動で更新してくれるので入力業務の手間を省けるのがPRAの強みです。

人事給与においては、社員が経費精算システムを使い自分で経費報告をすることができるので、事務員の入力業務を削減可能です。

RPAは多くの部門や業態で活躍してくれるので導入を検討してみましょう。

4．RPAを導入して余計なコストを削減しよう

入力業務などを一気に削減したいときにRPAは利用できます。

RPA定型業務をすべてロボットに任せるもので、大幅な時間とコストの削減を実現してくれます。

実際に導入してコスト削減に成功した企業も多いので信頼性は高いです。

人事から購買や財務など多くの分野で人件費の削減に活躍してくれるので、RPAを導入して損はありません。

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