生産性向上とは？必要な理由や組織が取り組むべきポイントを解説【業務効率/可視化】

企業をより成長させるためには、「生産性向上」が必要不可欠であることは周知の事実です。
生産性向上とは、組織が保有する経営資源を最大限に有効活用し、最小限の投資で成果を生み出すことを指します。
ただ、闇雲にコストの削減を推し進め、生産性向上の意味を正しく理解していない方も少なくないのが現状です。

生産性向上とは？

まず、「生産性」の意味を確認しましょう。

生産性とは、企業の投資に対して、どれだけの成果を生み出せたかという効率の程度を指します。
投入資源に対し、生み出された成果の割合が大きいほど生産性が高いことになり、小さいほど低いということになります。
つまり生産性向上とは、何らかの施策を実施し、生み出す成果の割合を増やすか、投入する資源の量を減らすかして、相対的に組織の生産性を高めることを指すのです。

数式で表すと「生み出された成果÷投入資源」となります。

働き方改革の推進や生鮮性向上国民運動推進協議会の開催など、日本では政府主導による国全体を対象とした、大規模な生鮮性向上施策が進められています。

生産性向上が必要なわけとは？

生産性向上とは何かをご理解いただいたところで、なぜ生産性向上が組織において重要と言われるようになったのかをご説明します。

労働人口の減少

日本は少子高齢化、人口減少の時代に突入しています。そんな中で組織活動において問題と言えるのが、労働人口の減少です。
労働人口が減ると採用候補者の確保が難しくなり、人手不足が加速すると言われています。
日本人労働者の減少に伴い、外国人労働者の受け入れを積極的にすべきだ、という意見も主張されていますが、外国人労働者の受け入れは、短期間で抜本的に進むものではないでしょう。

組織ができることとしては、少ない労働者でも成果が挙げられるように、生産性の向上に取り組むことです。

日本の労働生産性の低さ

今後の日本の経済成長や発展には、国際競争力の強化が必要です。そのために、生産性向上が求められています。

しかし、公益財団法人日本生産性本部が公表している「労働制先生の国際比較2019」によると、日本の一人あたりの労働生産性は81,258ドルで、OECD加盟36カ国中21位でした※。

日本の生産性が低い理由のひとつとして挙げられるのが「求められているサービスの質が高い」ということです。
「サービスの質が高い」と言えば聞こえはいいですが、「生産性の低い非効率な作業を削減することをしない組織が多い」と言い換えることもできます。
また、労働時間が長すぎることも、日本の生産性が低い理由のひとつでしょう。

このように、生産性という側面において、日本は他国に大きな遅れを取っているのです。

※引用：公益財団法人日本生産性本部『労働制先生の国際比較2019』

https://www.jpc-net.jp/research/assets/pdf/R2attached2.pdf

生産性を上げるためのポイントや取り組み

生産性向上が遅れている日本、組織は一体どういった取り組みをしていけばいいのでしょうか。
生産性向上に効果的な取り組みがいくつかあります。その中でも重要度の高いものをご紹介します。

情報の可視化を行う

会社や組織の規模が大きくなるほど、社員一人ひとりが会社の実態を把握することが難しくなります。
自社がどのような取り組みをしているのか、自分が今している仕事はどういった効果を会社に与えているのかなどを知らないままに仕事に従事している方もいます。
そのような状況下では、生産性向上に向けた課題の洗い出しを検討することも困難です。

PDCAサイクルによる効率的な生産性向上を実現させるためにも、従業員のポテンシャルやパフォーマンス・組織やチーム内における業務量の分配バランス・業務フローと
作業ごとにかかっているコストや工数などを可視化することを意識しましょう。

ITツールを活用する

データ集計・入力・分析などは、ITツールを利用すれば自動で正確に行えます。

人の手で行うことで人的資源と人件費の無駄遣いになってしまう場合は、ITに任せられる分野を積極的に任せることで自動化すべきでしょう。
AI発達によって、タスク管理やコミュニケーションツールなど、業務をサポートするためのクラウドサービスが多く出回っています。
これらのツールの活用も、生産性向上に役立つでしょう。

コア業務に投資する

業務の中には、成果に直結するコア業務と、コア業務をサポートするノンコア業務に分けられます。
生産性向上の目的は、少ない投資で成果を最大限にすることです。そのため、ノンコア業務よりもコア業務に投資を集中させるべきでしょう。

例えばノンコア業務である決まり切った文言のメール送信などはテンプレートを充実させたり、
報告書作成のためのデータ抽出を自動化させたりすれば、浮いたリソースをコア業務に割くことができます。

生産性向上が難航？そんな時はプロに相談

生産性向上と一口に言っても、やるべきことは様々であり、組織や企業によって取り組むべきことは違うでしょう。

日本は全体的にみて生産性向上への取り組みがまだまだ世界に追いついていませんが、
特に自動化が遅れがちな役所関係や昔ながらの企業は、ぜひ積極的に生産性向上について考えてみてください。

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